İş Kanunu gereği çalışanlara yapılan ödemenin detayları, yıllık izinden prime, fazla mesaiden baz ücrete kadar her husus çalışan bordrolarında yer almak durumundadır. Nitekim bu durum, İş Kanunun ücret hesap pusulası başlığını taşıyan 37. Maddesinde şu şekilde ifade edilmiştir; “… İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir…”
İşveren yönünden bu hükmün çok önemli bir başka anlamı daha vardır. Yüksek Mahkeme uygulamalarına göre ancak bordro üzerine çalışanın ıslak imzasının alınması halinde bu bordrolar işveren lehine delil niteliği taşımaktadır, aksi halde delil olma vasfı ortadan kalkmakta ve aksi işveren aleyhine her türlü vasıtayla ispatlanabilir hale gelmektedir.
Öte yandan çalışan sayısı yüksek olan veya birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde ücret bordrolarının çalışanlara ulaştırılması ve ıslak imzalarının alınması da ister istemez, İnsan Kaynakları departmanlarının en çok zorlandığı konulardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır. İşte bu duruma aranan çare, teknolojik bir yenilikle, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile bunların gönderilmesi şeklinde karşımıza çıkmıştır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderici ve alıcının kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının, elektronik posta içeriğinin değiştirilemediği güvenli elektronik postadır. Kurum ve bireyler, şahsen ulaştırılması gereken veya içeriğin bütünlüğünün korunmasını gerektiren işlemleri, Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ile kolayca yapabilir. Bir e-postanın e-imza/mobil imza ve zaman damgası kullanarak, ekleri ile gönderildiğini ve içeriğinin değişmediğini delil üreterek ispat eder. Teslim etme ve okunma garantisi sunar, gönderinin orijinalliğini ve bütünlüğünü güvence altına alır, dışarıdan müdahaleyi önler.
İşveren tarafından ücret bordrolarının bir örneğinin çalışanlara KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi kanalı ile gönderilmesinin Hukuki anlamı:
Peki ücret bordrolarının çalışanlara KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden gönderilmesinde, ücret bordrolarının bir örneğinin çalışanlara teslim edilmesi kanuni zorunluluğu yerine getirilmiş olmakta mıdır? Ya da ıslak imzalı ve ihtirazı kayıt içermeyen ve çalışanlar tarafından imzalanmış olan ücret bordrolarının kesin delil olması gibi bu şekilde gönderilmiş olan ücret bordroları da kesin delil niteliğine haiz olacak mıdır?
Yukarıda bahsedilen 4857 sayılı İş Kanunu madde 37’deki yasal yükümlük gereği, işverenin yaptığı maaş ödemelerine ilişkin olarak ücret bordrosunun bir örneğini imzalı veya işyerinin özel işaretini taşır şekilde çalışanlara vermesi gerekmektedir. Ama bunu fiilen teslim etmek yerine yasal olarak bir başka şekilde teslimi mümkün kılan bir vasıta mevcuttur. Bu da ücret bordrolarının KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi üzerinden çalışanlara gönderilmesidir.
Bu konuda her ne kadar 4857 sayılı İş Kanunu’nda yasal bir düzenleme bulunmamaktaysa da, Çalışma Genel Müdürlüğü’nün 13.11.2017 tarihli görüş yazısında, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesi ile getirilen ücret bordrosu düzenleme ve çalışanlara bir örneğini verme yükümlüğünün, 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” kapsamında bir sistem kurularak elektronik ortamda yapılması halinde yerine getirilmiş sayılacağı yönünde görüş bildirmiştir.
Bu konu da bizim de görüşümüz KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi üzerinden çalışanlara ücret bordrolarının bir örneğinin gönderilmesi işverenler açısından İş Kanunu madde 37 metninde belirlenmiş olan yükümlülüğün yerine getirilmiş olduğu anlamına gelecektir.
KEP adresi üzerinden çalışanlara gönderilecek olan ücret bordroları İş Hukuku kapsamında kesin delil niteliğinde sayılacak mıdır?
Yerleşik Yargıtay Kararları uyarınca, çalışanlar tarafından ıslak imzalı olacak şekilde imzalanmış ve herhangi bir ihtirazı kayıt da öne sürülmemiş olan ücret bordrosu kesin delil niteliğindedir.
Hem mevcut Yargıtay Kararları hem de Bölge Adliye Mahkemeleri tarafından verilmekte olan kararlarda, yapılan işçilik alacakları hesaplamalarında çalışan tarafından ıslak imzalı ve ihtirazı kayıt içermeksizin imzalanmış olan ücret bordroları – imzanın yahut bordronun sahteliği ispat edilene kadar- kesin delil sayılmakta dolayısı ile bu bordroların aksi tanık beyanları ile kanıtlanamamakta ve buna bağlı olarak fazla çalışma, ulusal bayram ve genel tatil ücretleri ile sair işçilik alacakları yönünden işverenin elini güçlendirmektedir. Ancak çalışanın imzasını taşımayan ücret bordroları ise banka ödeme dekontları ile birebir uyumlu dahi olsa kesin delil niteliğine haiz olmadığından, aksi tanık beyanları ile ispatlanabilmektedir.
Bu noktada bordroların KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden gönderilmesi, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sisteminin hukuki niteliği gereği çalışanlara bordroların verildiği yönünden kesin delil oluşturmakla birlikte imzalı bordro anlamına gelmemekte ve bordrolara kesin delil özelliği kazandırmamaktadır.
Ancak düşüncemize göre KEP üzerinden gönderilen bordrolara bu özelliğin kazandırılması iki yol ile mümkün olabilecektir;
- Tüm çalışanlara açılacak KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesaplarının alıcı ve gönderici özelliği ile açılarak tüm çalışanlara temin edilecek güvenli elektronik imzalar ile çalışanların kendilerine gönderilen KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) bordrolarını imzalamalarının sağlanması ve imzalı bordroların işverene geri gönderilmesi,
- Çalışanlara KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemine geçiş öncesinde imzalatılacak taahhütname ve bildirim yolu ile KEP sistemi üzerinden gönderilen bordrolara itiraz için yasal olarak kabul edilebilir belirli bir süre belirlenmesi ve bu süre içerisinde itiraz edilmediği taktirde bordro içeriğinin kesinleşmiş ve kabul edileceğinin taahhüt edilmesi.
Yukarıdaki birinci yöntem özellikle mavi yaka yoğun çalışan işletmelerde zor olabilir ama ikinci yöntem çok daha pratiktir.
Bununla birlikte, 25.08.2011 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in ‘Hukuki Sonuçlar’ başlıklı 15. maddesinde KEP delillerinin senet hükmünde olduğu ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayıldığı kabul edilmektedir.
Yukarıdaki açıklamalarımızı kısaca özetlemek gerekirse; Ücret bordrolarının KEP sistemi üzerinden çalışanlara gönderilmesi işverenin ücret bordrosunun bir örneğinin çalışanlara verilmesi yükümlülüğünü içeren İş Kanunu 37. Maddesine uygun davranmış olduğu anlamına gelecek ve bu yükümlülüğün yerine getirilmiş olduğu anlamını taşıyacaktır.
KEP üzerinden gönderilen ücret bordrolarının kesin delil sayılması hususunda ise hali hazırda yasal bir düzenleme ve emsal bir Yüksek mahkeme kararı olmasa da Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin ‘Hukuki Sonuçlar’ başlıklı 15.maddesinde KEP delillerinin senet hükmünde olduğu ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayıldığı hususunda yasal düzenleme mevcuttur.
Bu şekilde KEP adresi üzerinden gönderilen ücret bordrolarının, gelişen teknoloji de göz önüne alındığında, hangi tarihte hangi saatte çalışanlara gönderilmiş olduğu, çalışanların bu ücret bordrolarını ne zaman gördükleri, herhangi bir itirazlarının olup olmadığı hususları net olarak ispatlanabilecek durumda olduğundan, bu şekilde gönderilmiş olan ücret bordrolarının yukarıda bahsedildiği şekilde, yasal süresi içerisinde itiraz edilmediği taktirde bordro içeriğinin kabul edileceğinin beyan ve taahhütnameler alınarak kesin delil niteliğine kavuşacağı ve ispat vasıtası olarak kullanılabileceği görüşündeyiz.
Gelişen teknoloji ve bu teknolojinin kullanılması ve bu şekilde çalışma hayatının kolaylaştırılması da göz önüne alınarak bu konuda en yakın zamanda yasal düzenleme ya da düzenlemelerin yapılacağını ve emsal yargı kararlarının da oluşacağını umuyor, Hukuk’un teknolojiyle barışık şekilde iş dünyamızı şekillendirmesini bekliyoruz.
Erdal Kardaş
Avukat / K&P Legal Kardas Hukuk Bürosu
Yönetici Ortağı
