Anonim şirketin zorunlu ve en önemli organı genel kuruldur. Önemli kararların alındığı genel kurullar tek ortaklı şirketler veya yakın aile fertlerinden oluşan şirketler için formalite niteliğinde gibi görünse de çok ortaklı şirketlerde bazı hususlara dikkat edilmezse her bir genel kurul ciddi bir tartışma ortamı, ortaklar arasında gerilim nedeni ve dava konusu bile olabilir.
Genel Kurul tüm payların temsil edildiği ve tüm pay sahiplerinin yer aldığı Türk Ticaret Kanunu ve şirket ana sözleşmesinde belirtilen tüm yetkilere sahip olan bir organdır. Pay sahipleri şirket işlerine ilişkin hak ve yetkilerini genel kurulda kullanırlar. Şirketi ilgilendiren her konu genel kurul toplantısında görüşülebilir.
Genel Kurul toplantılarında dikkat edilmesi gereken hususlar yasada ve ilgili yönetmeliklerde sıkı sıkıya belirlenmiştir. Oldukça fazla detaya sahip bir konu olup, bir fikir vermesi adına burada çok fazla detaya girmeden genel hatlarıyla ele alınacaklardır.
Genel Kurul konusu Türk Ticaret Kanunu Madde 409’da düzenlenmiştir ve şu şekildedir;
(1) Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır.
(2) Gerektiği takdirde genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır.
(3) Aksine esas sözleşmede hüküm bulunmadığı takdirde genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır.
Bu toplantı usulleri, yapılan çağrıların nasıl olması, kimlerin çağrı yapabileceği ve sair hususlar da şu şekildedir;
Genel Kurul Toplanma Usulleri
Genel kurul, olağan ve olağanüstü toplantı olmak üzere iki şekilde toplanabilmektedir. TTK madde 409’a göre; olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde ve yılda en az bir defa toplanmalıdır. Vergi mevzuatı ile TTK 507-509’daki “dönem karı” ve “yıllık bilanço” ibareleri nedeniyle, faaliyet dönemi, hesap dönemine ve takvim yılına tekabül ettiği için, hesap dönemi sonu olan 31 Aralık’tan itibaren üç aylık sürede, yani Mart ayı sonuna kadar bu toplantı yapılmalıdır. Aksi halde toplantının yapılmaması veya geciktirilmesi, madde 553 vd. uyarınca, sorumluluğa yol açabilir.
Olağanüstü genel kurul toplantıları ise, pay sahiplerinin belirli bir zamanı olmaksızın önemli ve acil gördükleri bir sebeple toplanmasıdır. Bu toplantılar şirket için gerekli hallerde veya zorunlu ve acil sebepler çıktığı takdirde tek veya birkaç maddelik gündemler ile yapılabilen toplantılardır. Bu toplantılar zorunlu hallerde yapıldığından yasal bir sınırı yoktur. İhtiyaç duyulmazsa hiç yapılmayabilir
Genel Kurul Toplantı Yeri
Esas sözleşmede aksine hüküm bulunmadığı takdirde genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır. Ana sözleşmede, toplantıların, şirket merkezinin olduğu yer dışındaki bir yerde, elektronik ortamda ve hatta yurt dışında yapılması öngörülebilir. Ana sözleşmede toplantının hangi adreste yapılacağının özel olarak belirtilmediği durumlarda, bunu belirleme yetkisinin toplantı çağrısını yapanlara ait olduğu ifade edilmiştir. Ancak, yasal düzenlemeye göre bunun ana sözleşmede düzenlenmesi gerektiği belirtilmiştir.
Genel Kurul’un Toplantıya Çağrılması
Genel kurul, kural olarak yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır. Süresi dolmuş olsa bile, yönetim kurulu bunu yapabilir.
Bunun dışında istisnai olarak şirket tasfiye halinde ise tasfiye memurları tarafından, azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin talebinin yönetim kurulu tarafından reddedilmesi üzerine TTK madde 412 gereğince mahkemece atanmış kayyım tarafından veya şirket iflas sürecinde ise iflas idaresi tarafından, veya azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin yönetim kuruluna yaptıkları başvurunun kabul edilmesine rağmen kırk beş gün içerisinde toplantı çağrısının yönetim kurulu tarafından yapılmaması halinde azlık pay sahipleri tarafından veya sermayenin en az onda birine (halka açık şirketlerde yirmide birine) sahip pay sahipleri tarafından yönetim kurulundan yazılı olarak istenebilir.
Genel kurul çağrısı esas sözleşmede gösterilen şekilde ilan edilir ve duruma göre ilanlı veya ilansız olarak çağrılabilir.
TTK madde 414 gereği Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.
Ayrıca madde TTK 437/1’e göre kanunda belirtilen birtakım kayıt ve belgeler genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce ortaklık merkez veya şubelerinde pay sahiplerinin incelemelerine hazır bulundurulur.
Genel Kurullarda Gündeme Bağlılık Kuralı
TTK madde 413/2 hükmü gereği kural olarak olağan veya olağanüstü toplantı olduğu fark etmeksizin sadece gündemde bulunan konular müzakere edilir ve karara bağlanır. Gündemde olmayan konular görüşülmez. Bu kural gereğince, genel kurul toplantısının gündemi önceden belirlenir ve gündem ilan ve davet mektuplarında mutlaka gösterilmelidir
Genelleme yapacak olursak, genel kurul toplantılarında; şirket yönetim kurulunun bir önceki dönem faaliyetleri ele alınır ve yasal şirket organlarının seçimi, finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, şirketin elde ettiği kârın ne şekilde kullanılacağı, kâr dağıtımı yapılıp yapılmayacağı, yapılacaksa ne kadar ve ne şekilde dağıtılacağı, yönetim kurulu üyelerinin ibraları, gerekirse yeni yönetim kurulu üyelerinin seçimi ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılarak, karar alınmaktadır.
Gündeme bağlılığın istisnaları da vardır; Örneğin Pay sahiplerinin özel denetçi atanmasını istemesi, özel sebeplerle genel kurul toplantısının ertelenmesi, ki finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular, sermayenin onda birine, halka açık şirketlerde yirmide birine sahip pay sahiplerinin isteği ile genel kurulun bir karar almasına gerek olmaksızın, toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya bırakılabilmektedir. Yine haklı nedenlerin varlığına bağlı olarak TTK 413 hükümlerine göre yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi de mümkündür.
Toplantılara Elektronik Ortamda Katılım
TTK madde 1527 gereği Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hallerde Kanunda veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır.
Ancak bu tür katılım ve oy verme, bazı teknik altyapıya sahip olmayı ve ayrıntılı usul hükümlerinin yerine getirilmesi ile mümkündür. Yasa bunu; elektronik ortamda oy kullanabilmek için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması şarttır, şeklinde belirtmektedir.
Bu çerçevede Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ve “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” yol gösterici konumundadır. Burada yer alan sıkı şartların yerine getirilmesi kaydı ile fiziki bir katılım olmaksızın toplantılara katılmak mümkündür.
Çağrısız Toplantı
Çağrısız genel kurul yapmak da mümkündür. TTK madde 416’ya göre; bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Ancak burada dikkat edilmesi gereken bir husus da toplantı esnasında bir pay sahibinin ayrılması halinde o andan itibaren genel kurulda karar alınamaz.
Genel Kurul Toplantı Usulü ve Şekli
Toplantıya katılım toplantı başlangıcında Hazirun cetvelinin imzalanması ile gerçekleşir. Genel kurula katılabilecekler listesi, yönetim kurulu başkanı veya üyeler tarafından imzalanır ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur. Toplantıyı, genel kurul tarafından oy çokluğu ile seçilen bir başkan yönetir. Bu kişi toplantı başkanı olarak genel kurul tutanaklarının usulünce tutulması ve imzalanması ile görevlidir. Genel kurul toplantılarına Yönetim kurulunu temsilen bir üye, dileyen tüm pay sahipleri veya vekaletname ile yetkilendirilmiş temsilcileri ve yasal gereklilik halinde bakanlık temsilcisi katılır.
Genel kurulda alınan tüm kararlar Genel Kurul toplantı tutanağına yazılır ve usulüne uygun olarak toplantı başkanı ve uygun görülmüş ve seçilmiş ise yazman ve oy toplayıcı tarafından imzalanır.
Genel Kurul Kararlarına Muhalefet ve Dava Yolu
Genel Kurul tarafından alınan karara muhalif kalan ve genel kurulda alınan kararların yasaya aykırı olduğunu veya haklarının zedelendiğini düşünen pay sahipleri bu durumu tutanağa geçirmek suretiyle belgelerler ve Anonim Şirket Genel kurul kararları aleyhine, karar tarihinden itibaren üç ay içinde şirket genel merkezinin bulunduğu yerdeki Asliye Ticaret Mahkemesinde iptal davası açabilirler. Yetki kuralı, kamu düzenine ilişkindir ve mahkemece resen dikkate alınır, aynı şekilde belirlenen süre de hak düşürücü süre olup, hâkim tarafından resen dikkate alınır. Burada belirlenen üç aylık bu süre mutlak emredici hüküm niteliğinde olduğundan esas sözleşme ile değiştirilmesi mümkün değildir.
Genel kurul kararının iptaline ilişkin mahkeme kararları kesinleştikten sonra tüm pay sahipleri bakımından geçmişe etkili olarak hüküm ifade eder ve genel kurul kararı alınma tarihinden itibaren ortadan kalkar.
Erdal Kardaş
Avukat / K&P Legal Hukuk Bürosu Yönetici Ortağı
